Les impacts du confinement sur les notes de frais

Posté le : 28/04/2020

Le confinement, pour lutter contre la pandémie, a largement impacté le monde économique et professionnel, et principalement le déplacement professionnel. Expensya, expert de la gestion des notes de frais, a analysé les impacts de la situation sur les voyages d’affaires et les dépenses professionnelles.

Le premier élément à noter est une très forte baisse de près de 83% des frais professionnels engagés par les salariés, mais plus intéressant encore, une analyse relative permet de repérer des impacts forts sur les types de dépenses engagés. Expensya détecte ainsi 4 impacts principaux sur les habitudes de déplacement et de dépenses professionnelles des français.

Le voyage d’affaires s’effondre

Sans grande surprise, les mesures de confinement et la fermeture des frontières ont pour conséquence un effondrement du voyage d’affaires. Ce secteur important, est l’un des plus impactés par les mesures actuelles, et englobe de nombreux secteurs d’activité : hôtellerie et transport en tête. Les frais d’hébergement engagés lors de déplacements professionnels ont connu une chute de 96%.

Les 4% restants représentant des employés retenus dans un pays étranger ou dans une région éloignée de leur domicile. Par ailleurs, une baisse considérable de 88% dans les dépenses de transport aérien a été constatée, liée notamment à la fermeture des frontières, et à la limitation progressive du transport aérien.

Envolée des dépenses pour permettre la mise en place du télétravail : télécommunications, livraisons et matériels informatique

Les entreprises ont pour beaucoup dû se convertir rapidement au télétravail. Face à ce changement brusque et aux limites des services achats centralisés, les employés ont rapidement réagi aux mesures prises et ont massivement acheté le matériel nécessaire pour travailler depuis chez eux. L’achat de fournitures de bureau a connu une augmentation relative de 142 %. On remarque ainsi une augmentation des frais de téléphonie et d’Internet, de dépenses en matériel informatique ou encore de frais postaux. A cela s’ajoutent aussi de nouveaux frais liés à l’usage de services en ligne permettant de collaborer à distance, comme les applications de visioconférence.

Les dépenses pour des services applicatifs en ligne ont ainsi connu une très forte augmentation relative de 287%. Par conséquent, les dépenses liées à l’accès à internet ont aussi augmenté. Les services des acteurs du secteur des télécommunications sont ainsi devenus le principal poste de notes de frais lors du confinement.

Une explication possible est que les employés augmentent le débit Internet de leur domicile et améliorent leur forfait téléphonique pour compenser l’augmentation d’usage. Plus surprenant, une augmentation des frais liés aux achats de fournitures de bureau a été observée (écrans, imprimantes, souris, ou même, chaises de bureau). Amazon et la Fnac font ainsi partie du Top 10 des marchands sollicités par les professionnels durant cette période.

De ce fait, les livraisons augmentent et l’on constate une hausse relative de 335% des frais de poste, de coursiers et autres services de livraison.

Des frais pharmaceutiques apparaissent dans les notes de frais

La situation sanitaire n’est pas négligée par les entreprises qui remboursent de plus en plus les dépenses liées à l’achat de matériels de protection (notamment les gels hydroalcooliques). De nombreux salariés se font ainsi rembourser ces dépenses par leur entreprise, notamment dans les secteurs où les salariés continuent à se déplacer sur leur lieu de travail. Ces dépenses ont été multipliées par 10 en cette période de confinement.

Augmentation des frais kilométriques personnels

Paradoxalement, lors de cette période de confinement, une hausse relative de 32.8% des indemnités kilométriques a été constatée. Bien que paradoxale, cette hausse s’explique par le fait que les véhicules personnels ont été privilégiés face aux transports en commun sur cette période par les salariés des secteurs essentiels, qui n’ont pas pu mettre en place le télétravail (santé, banque, livraison, etc.). Les remboursements de dépenses de transport en commun, et même de taxis et VTC, se sont d’ailleurs effondrées sur cette période. On observe une baisse globale de 82%.